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Solution d'Aide à la Gestion Associative des responsables de Générations Mouvement

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Thomas SENECHAL
Le 31 mai 2018
SAGA, c'est parti

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SAGA, c'est parti

Le projet a déjà été abordé lors du séminaire des présidents 2017 et plus encore lors des récentes Journées nationales de mars 2018 : c’est désormais officiel, Générations Mouvement – Fédération nationale mettra à disposition de ses associations membres une Solution d’Aide à la Gestion Associative (SAGA) à partir du mois d’octobre 2018.

Cet outil est développé par la société spécialisée AssoConnect. Avant d’en présenter le détail au prochain séminaire des présidents, nous souhaitions vous en dire davantage dès aujourd’hui...

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Pourquoi une solution d’aide à la gestion des associations (SAGA ) ?

1. Pour apporter aux associations un outil de gestion performant… et facilement accessible

SAGA réunit les informations relatives à toutes les associations membres de Générations Mouvement et à leurs adhérents. Elle permet notamment de gérer les adhésions (inscriptions, radiations), de suivre la durée de mandat des administrateurs, de gérer les événements de l’association (création d’activités, inscription des participants, édition de listes), d’obtenir des statistiques (répartition par âge, par sexe, etc.), d’améliorer la communication (cibler les destinataires en fonction des messages), de suivre sa comptabilité ou de procéder à des extractions de données (en vue d’une impression, par exemple).

C’est un outil qui simplifie la gestion quotidienne des associations.

SAGA est accessible à distance, à partir de n’importe quel terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d’une connexion internet.

2. Pour sécuriser les pratiques de nos associations membres

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018.

Il s’applique à toute association détentrice d’un fichier ou d’une liste de ses adhérents et implique l’obligation d’une protection des informations collectées. Ces obligations s’avèrent particulièrement contraignantes et c’est pourquoi Générations Mouvement met à disposition de ses associations membres une solution commune, avec un espace dédié à chacune, qui respecte toutes les obligations du RGPD. Comme pour l’immatriculation tourisme, les associations membres n’ont aucune démarche déclarative à effectuer et bénéficient de SAGA en toute sécurité.

Attention : les associations qui ne souhaiteraient pas intégrer les données de leurs adhérents dans cette base ne seront pas pour autant dispensées de respecter le RGPD. Elles devront se mettre en conformité avec cette réglementation qui s’applique à toutes les structures, sans exception, détentrices d’une liste nominative de personnes (clients, usagers, adhérents, etc.).

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3. Pour moderniser notre Mouvement

40 ans après sa création, Générations Mouvement dispose désormais d’une solution de gestion moderne pour mieux connaître et mieux servir ses 600 000 adhérents et ses 8 500 associations membres. Cet outil commun, sécurisé et accessible à distance pour tous les responsables, simplifiera par ailleurs l’édition annuelle de cartes nominatives pour tous les adhérents (nous vous en dirons davantage très prochainement).

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La mise en place de SAGA

Nous avons prévu d’échelonner sur 3 ans la mise en place de SAGA.

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Cette intégration se fera de la manière suivante : les fédérations qui sont prêtes (une vingtaine aujourd’hui, comptant de 500 à 35 000 adhérents, avec ou sans salarié) nous communiqueront leur fichier départemental (qui pourra prendre la forme du fichier groupe IFRA, ou d’un fichier simplifié Excel ou Calc que nous leur fournirons). Nous transférons ces données dans SAGA et donnons à la fédération concernée un droit d’accès personnalisé (identifiant + mot de passe) qui lui permettra aussitôt :

• de modifier et gérer elle-même (et elle seule) les données qui la concernent,

• de donner à son tour à ses associations locales affiliées (clubs) des droits d’accès. Les associations locales désigneront alors elles-mêmes les utilisateurs de leur choix qui seront les seules personnes à pouvoir modifier et gérer les données les concernant.

Attention : dans certaines fédérations, les associations locales sont parfois organisées en secteurs (ou cantons). Pour disposer d’un espace dédié dans SAGA, ces secteurs ou cantons devront impérativement être déclarés sous le régime de la loi 1901.

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Que faire dès maintenant ?

  1. Si votre fédération dispose d’un fichier quasi complet de ses adhérents (quel qu’en soit le format : Excel, Calc...), nous comptons sur vous pour intégrer SAGA dès la première année !
  2. Si votre fédération est en cours d’élaboration de ce fichier, qu’elle commence à recevoir mais encore de manière incomplète, les fichiers de ses clubs, mais que d’autres sont encore réticents, un référent national peut vous venir en aide pour que vous soyez prêts vous aussi entre septembre 2019 et septembre 2020 ? Vous pouvez aussi entrer en contact avec l’une des 9 fédérations pilotes qui figurent ci-dessous pour savoir comment elle est parvenue à constituer un fichier complet de ses adhérents.
  3. Si votre fédération n’a pas encore entrepris ce travail, qu’elle ne sait pas combien de ses clubs ont un fichier informatique et combien n’en ont pas, et qu’elle n’en reçoit aucun ou peu à la fédération, vous avez devant vous deux à trois ans pour constituer ce fichier, étape par étape. Dans ce cas, la Fédération nationale pourra vous proposer des journées d’information pour vos clubs, des formations et des outils. Vous pouvez aussi entrer en contact avec l’une des 9 fédérations pilotes qui figurent ci-dessous pour savoir comment elle est parvenue à constituer un fichier complet de ses adhérents.
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Les 9 fédérations pilotes

Les 9 fédérations départementales pilotes dans ce projet figurent en vert sur la carte ci-dessous.

Elles comptent de 500 à 30 000 adhérents.

Elles disposent toutes d’un fichier départemental complet de leurs adhérents.

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Documents
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