Déclarer ses notes de frais en ligne

Vous utilisez le module Comptabilité de Saga ? Alors, vous avez forcément remarqué dans le menu une nouvelle rubrique "Notes de frais", apparue depuis peu.

Ainsi, pour faciliter la gestion des remboursements dans votre association, vous pouvez inviter les responsables et bénévoles à soumettre leurs notes de frais directement en ligne via SAGA, en leur adressant le message suivant (que vous pourrez personnaliser) :

• Déclarez vos notes de frais en ligne !
• Cliquez sur ce lien pour y accéder : Lien personnalisé (propre à votre organisation)
• Si vous avez un compte, cliquez et accédez au module.
• Si vous n’avez pas encore de compte, créez en un d'abord.

Seule condition, que les bénéficiaires possèdent un compte configuré (adresse mail + mot de passe) dans Saga. Ensuite, à partir du lien mis à disposition par l'association ou depuis chaque profil :Les responsables/bénévoles peuvent facilement envoyer leurs notes de frais via un formulaire dédié :

1 - Demande de remboursement simplifiée pour les utilisateurs

Les responsables/bénévoles peuvent facilement envoyer leurs notes de frais via un formulaire dédié comme ci-dessous :

• Télécharger ou prendre en photo les factures ou reçus,
• Saisir les informations essentielles : montant, date, catégorie et description,
• Une confirmation automatique de soumission sera automatiquement adressée par mail.

2 - Gestion et suivi pour les administrateurs

Les administrateurs principaux et comptables ont accès à une interface centralisée pour gérer les notes de frais de leur organisation :

• Partager un lien d'invitation à des contacts,
• Créer des notes de frais pour ses membres,
• Visualiser toutes les notes de frais dans un tableau,
• Filtrer par statut, date, montant, catégorie ou contact,
• Valider, rejeter ou confirmer le remboursement de la note de frais.

3 - Intégration comptable automatique

• Les catégories de dépenses sont automatiquement associées au plan comptable,
• Les écritures d'engagement sont générées lors de la validation de la note,
• Les écritures sont stockées dans "Dettes" jusqu'à confirmation du paiement,
• L'export de paiement est finalisé lorsque le statut de remboursement est confirmé.