Questions / Réponses
Suite au webinaire qui s'est déroulé le 19 novembre, nous avons recueilli un certain nombre de questions qui ont été posées à cette occasion. Nous vous proposons de consulter les réponses qui sont apportées.
Une visioconférence spéciale "Module adhésions" va être proposée aux référents SAGA départementaux d'ici la mi-décembre.
Les questions ont été regroupées par thématique :
- Accès au module
- Gestion
- Comptabilité
- Paiement en ligne
- Cartes adhérents
- Formation
Accès au module
- Quand aurons-nous accès au nouveau module ?
Le module est installé pour tous les clubs et disponible s’il est activé par l’administrateur principal avec les droits correspondants.
- Dans le menu d’administration, j’ai un onglet "Communauté > Contacts" mais je n’ai pas accès à la campagne "Adhésions 2025" comme montré sur l'écran. Que puis-je y accéder ?
Le module donnant accès à la campagne adhésions 2025 doit être activé par un administrateur SAGA ayant un accès principal (au niveau du club, du secteur ou du département. De plus, des droits d’administration du module doivent être attribués au responsable concerné.
- A partir de quelle date peut-on enregistrer les adhésions 2025 ?
Le module est d’ores et déjà disponible. Nous ne saurions trop vous conseiller de ne pas vous précipiter à l’utiliser. Des supports et une visio de démonstration sera proposée le 13 décembre.
- Les adhérents doivent-ils avoir un accès SAGA ?
Non, ce n’est pas indispensable. Toutefois, si le compte Saga de l’adhérent est paramétré (adresse mail + mot de passe), il aura accès à ses données personnelles comme le veut le RGPD. Celles-ci seront automatiquement pré-renseignées dans le formulaire d’inscription.
Gestion
- Le traitement des adhésions pourra t’il toujours se faire comme par le passé ?
Oui, bien sûr. Le module adhésions est un outil supplémentaire facultatif.
- Comment supprimer une personne qui n'est plus adhérente (décédée ou autre) ?
Il est recommandé de ne pas supprimer un adhérent en cours d’année car il devient difficile d’avoir des statistiques fiables en fin d’année.
- Nous aurons du mal à recruter de nouveaux membres de CA vu le travail informatique demandé, ça ne simplifie pas notre tâche
Soyons positif. Personne ne vous oblige à utiliser le module. Mais peut-être qu’un nouveau membre au CA sera intéressé pour l’utiliser.
- Peux t'on importer tous les adhérents de cette année 2024 pour faire les adhésions 2025 et décocher ceux qui ne seront plus présents ?
Pour l’import en masse, il est préférable de faire un export des adhérents 2024, de garder uniquement les personnes ayant renouvelé leur adhésion en utilisant le fichier d’import prévu à cet effet. L’ajout par la suite des adhérents peut se faire facilement au fil de l’eau.
- Pourra-t-on prévoir deux montants d'adhésions ?
Oui, sans problème. Il est également possible de prévoir une réduction (pour un couple, par exemple).
- Comment gérer les adhérents multi-clubs qui ont un tarif d'adhésion spécifique ?
Un club = une adhésion = un tarif. Rien ne change.
- Comment faire si nous n'avons pas tous les mails des adhérents ?
L’adresse mail n’est pas obligatoire pour qu’un responsable puisse utiliser le module ; elle est indispensable pour permettre à un adhérent d’utiliser le formulaire d’inscription en ligne.
- Comment exporter un fichier pour une sortie du club afin de définir les membres assurés ?
Pas de changement. Vous pouvez créer un groupe ou un évènement pour cette sortie depuis la page Contacts, indépendamment du module adhésions.
- Le montant de la cotisation à renseigner dans le module doit il intégrer la cotisation générations mouvement ?
Le montant à renseigner est celui qui a été voté à l’assemblée générale du club et qui est demandé à l’adhérent, donc avec le montant dû par le club à la fédération départementale, le « timbre », en quelque sorte !
- J'utilise ce formulaire depuis plusieurs années pour entrer les adhésions. Dans la présentation de la configuration il aurait été intéressant de mentionner qu'en plus de l'adhésion de base on peut prévoir des activités optionnelles avec ou sans contribution complémentaire.
La question est abordée dans les supports de formation qui seront mis à disposition.
- Nous avons des adhérents communs avec une autre association locale. Jusqu'à présent, si une des 2 associations inscrivait en premier le nouvel adhérent le sigle jaune apparaissait sur l'autre association.
Une adhésion = une fiche-profil. Dans votre cas, une même personne doit avoir une fiche-profil dans le 1er club et une autre fiche-profil dans le 2e. Si tel n’est pas le cas, en tant que responsable, vous vous exposez à des soucis en cas d’incident.
- J’ai une majorité de renouvellement d'adhésions, est ce que je devrais recommencer à remplir le formulaire pour chaque adhérent ?
Non, il existe une procédure d’import en masse à partir d’un fichier excel particulier.
- Nos fichiers sont-ils totalement visibles par les responsables de GM ?
Les données sont visibles par les administrateurs habilités à les voir. Il n’y a pas d’ingérence dans ces données de la part des responsables qu’ils soient départementaux ou nationaux mais seulement la volonté d’avoir un outil moderne et performant, au service des responsables de club.
Comptabilité
- Le paiement en ligne des adhésions va où ?
Si le club a opté pour le paiement en ligne, le montant de l’adhésion sera reversé sur le compte de l’association. Pour les adhésions classiques, le paiement par chèque ou en espèces s’effectue auprès de l’association.
- Est-il prévu que les adhésions basculent directement dans la compta ?
C’est l’un des points forts du module. Les écritures peuvent être enregistrées directement dans la comptabilité que l’on aura préalablement paramétrée.
Paiement en ligne (facultatif)
- Où va le règlement des adhésions en ligne et comment redistribuer la part du club ?
Avant de pouvoir proposer le paiement en ligne, le club doit :
1- Créer son compte en ligne ;
2- Certifier son compte en ligne. La certification est une procédure simple, qui consiste à prouver que l'argent collecté sur le compte en ligne est bien destiné à l’association.
- Y a-t-il un coût pour l'association pour le paiement en ligne ?
Le club reçoit :
• L’intégralité du montant si l’adhérent a effectué un pourboire même de 0 € ;
• Le montant diminué des frais de transaction (1,8% + 0,25 €) dans l’autre cas.
Cartes adhérents
- Les cartes adhérents seront-elles encore d’actualité ?
Aujourd’hui, la gestion financière des cartes adhérents est toujours d’actualité. Demain, l’enregistrement de la totalité des adhérents d’une fédération dans SAGA (pastille jaune), sera le moyen le plus fiable d’identifier une adhésion. Du coup, la carte deviendra aléatoire et imprimable à souhait sans aucune valeur marchande.
- Dans l’hypothèse d’une gestion manuelle, pourra t’on imprimer les cartes comme précédemment ?
Oui, rien ne change dans l’immédiat.
- Est-ce que l’on peut conserver les numéros anciens d'adhérents ou doit-on mentionner les numéros ID ?
À partir du 1er janvier 2025, seul le numéro ID Contact sera reconnu comme numéro d’adhérent. Le numéro « interne » ne peut être utilisé qu’à l’intérieur du club et n’a aucune valeur vis-à-vis de l’organisme et de l’assureur.
- Le formulaire SAGA est-il imprimable pour donner au nouvel adhérent ?
Non, ce n’est pas l’objectif mais vous pouvez proposer une fiche d’inscription à partir du modèle à votre disposition dans l’espace Ressources > Supports à disposition > Obligations légales
- Dans la configuration du formulaire, comment annuler « Publier » pour retrouve le crayon ?
Cliquer sur les 3 petits points «Voir les paramètres» puis Modifier. Il ne reste plus qu’à changer le statut de Publié en Brouillon.
Formation
- Il faut prévoir des réunions par secteur, on comprendrait beaucoup mieux.
Il appartient aux fédérations départementales d’organiser des sessions de formation à partir des supports qui vont être mis à disposition.
- Pourrait-on recevoir le POWER POINT présenté ?
Des supports seront mis à disposition depuis l’espace Ressources de saga-gm.org.
- Qui, au niveau départemental, va assurer la formation ? À partir de quand ?
Ce sont les fédérations qui vont assurer la formation à l’aide des supports mis à disposition d’ici quelques jours.
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